Warszawski rynek IT to przestrzeń pełna możliwości. Nowe projekty, kontrakty z dużymi graczami, współpraca z korporacjami i start-upami. Historia Magdy z warszawskiej branży IT pokazuje, że koszty firmowe a osobiste dzieli cienka jest granica i jak jeden błąd w rozliczeniach JDG może skończyć się kontrolą z urzędu. Magda – trzydziestodwuletnia specjalistka od wdrożeń systemów ERP, która kilka lat temu zdecydowała się pójść na swoje. Najpierw prowadziła jednoosobową działalność gospodarczą. Jej pierwsze biuro księgowe obiecywało prostotę: „wszystko wrzucimy w koszty, będzie pani płacić jak najmniejszy podatek”. Brzmiało kusząco. Historia
Dopóki nie przyszedł kontroler z Urzędu Skarbowego.
Koszty firmowe a osobiste – gdzie przebiega granica?
Magda przyznaje, że początki były proste. Koszty rosły, a podatek malał. Kawa w sieciowej kawiarni – koszt. Nowy płaszcz na spotkania biznesowe – koszt. Kolacja z klientem – koszt. Nawet perfumy znalazły się w kolumnie 13 KPiR, jej księgowa nigdy nie podważa faktur, które Magda dostarczała do biura racunkowego.
Problem w tym, że nie każdy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu. Ustawa o PIT jasno definiuje, że koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zabezpieczenia jego źródła. Niestety przepisy wyłączają z tego katalogu m.in. koszty reprezentacji – takie, które służą budowaniu wizerunku, a nie bezpośrednio generowaniu dochodu.
Urząd Skarbowy zakwestionował część wydatków Magdy. Efekt? Kilka tysięcy złotych zaległego podatku i odsetki. „To był zimny prysznic – wspomina. – Myślałam, że księgowość polega na wrzucaniu wszystkiego w tabelkę. Okazało się, że to dużo bardziej skomplikowane”.
Czas na zmianę biura
Po tej lekcji Magda zaczęła szukać nowego biura rachunkowego. Trafiła do Taxhome, gdzie już na pierwszym spotkaniu usłyszała: „My nie jesteśmy od tego, żeby wrzucać wszystko w koszty. Jesteśmy od tego, żeby chronić Twoją firmę i Twój majątek”.
Księgowi z Taxhome przyjrzeli się jej sytuacji całościowo. Branża IT to częste podróże, konferencje, spotkania z klientami w eleganckich przestrzeniach, prenumeraty specjalistycznych czasopism, licencje i oprogramowanie. Wiele wydatków balansuje na granicy: czy to koszt uzyskania przychodu, czy już koszt reprezentacji?
W JDG każdy błąd uderzałby bezpośrednio w Magdę – jako właścicielkę odpowiadającą całym swoim majątkiem.
Dlaczego spółka z o.o.?
Taxhome zaproponowało Magdzie zmianę formy działalności. Spółka z o.o. dawała jej kilka przewag:
- Oddzielenie majątku prywatnego od firmowego – w razie błędu podatkowego czy sporu z kontrahentem nie ryzykowałaby już mieszkania ani oszczędności.
- Większą elastyczność w kosztach reprezentacji – w spółce można je księgować z większą precyzją i przy odpowiednim udokumentowaniu uniknąć ryzyka zakwestionowania.
- Wiarygodność w oczach partnerów – dla banków, korporacji czy międzynarodowych kontrahentów spółka z o.o. jest naturalnym i bardziej profesjonalnym partnerem niż JDG.
- Łatwiejsze skalowanie biznesu – w branży IT kontrakty szybko rosną, a w spółce łatwiej zatrudniać pracowników, korzystać z leasingów i pozyskiwać finansowanie.
„Poczułam, że ktoś wreszcie myśli strategicznie o mojej firmie, a nie tylko o tym, jak obniżyć podatek w tym miesiącu” – mówi Magda.
Koszty firmowe a osobiste – gdzie leży granica?
W rozmowie z doradcą Magda zrozumiała różnicę, która umyka wielu przedsiębiorcom:
- Koszt uzyskania przychodu to wydatek, który bezpośrednio wiąże się z prowadzoną działalnością i ma udokumentowany związek z przychodem. Przykład: zakup oprogramowania niezbędnego do pracy.
- Koszt reprezentacji to wydatek, którego głównym celem jest budowanie wizerunku firmy. Przykład: kolacja w ekskluzywnej restauracji dla klienta.
- Wydatek osobisty to coś, co służy właścicielowi lub zarządowi prywatnie, nawet jeśli można to uzasadniać „wizerunkiem”. Przykład: perfumy czy biżuteria – i od takich korzyści należy zapłacić podatek dochodowy.
„Dopiero w Taxhome ktoś mi jasno to wytłumaczył – mówi Magda. – Wcześniej żyłam w przeświadczeniu, że wystarczy faktura na firmę. Teraz wiem, że nie wszystko, co da się kupić na NIP, jest bezpieczne podatkowo”.
Nowy początek
Dziś Magda prowadzi spółkę z o.o. ze wsparciem Taxhome. Jej księgowość jest bardziej uporządkowana, dokumenty opisane, a koszty sklasyfikowane zgodnie z przepisami. Zamiast zastanawiać się, czy „da się coś wrzucić”, pyta raczej: „Jak to zaksięgować, żeby było bezpieczne i optymalne?”.
Dzięki temu ma spokojną głowę i może wrócić do tego, co naprawdę kocha – wdrażania systemów i budowania zespołu. „Kiedyś myślałam, że księgowość to tylko papierologia. Teraz wiem, że to mój parasol ochronny” – podsumowuje.
Historia Magdy pokazuje, że zrozumienie różnicy między kosztami firmowymi a osobistymi to podstawa bezpiecznego prowadzenia firmy. Koszty uzyskania przychodu, koszty reprezentacji i wydatki osobiste to trzy różne światy – a pomylenie ich może słono kosztować.
W JDG każda pomyłka uderza bezpośrednio w właściciela. Dlatego w wielu branżach, szczególnie w usługach profesjonalnych i IT, rozwiązaniem okazuje się spółka z o.o., która daje bezpieczeństwo i elastyczność.
W Taxhome doradzamy całościowo – pomagamy wybrać formę działalności, dbamy o podatki, komunikację z bankami i urzędami, a także wskazujemy bezpieczne rozwiązania w obszarze kosztów reprezentacji.
👉 Zastanawiasz się, czy Twoje koszty są księgowane prawidłowo? Umów konsultację i sprawdź, jak możemy pomóc.
Zobacz również: „Kiedy JDG przestaje wystarczać?”
